Nadrzędnym celem każdego biznesu jest stały rozwój pozwalający na zdobywanie nowych klientów, pozyskiwanie coraz większych zleceń i sukcesywne zwiększanie wartości firmy. Realizacja tak postawionego celu wymaga jednak pełnego zaangażowania i konsekwentnej pracy na strategii. Tymczasem częstym problemem właścicieli przedsiębiorstw, z którymi rozmawiamy, pozostaje ogrom codziennych czynności związanych z prowadzeniem własnej działalności – nie wszystkie z nich pozostają kluczowe dla rozwoju biznesu. Duża część to zadania powtarzalne, czasochłonne, traktowane w kategorii przykrego obowiązku. I choć nie przynoszą bezpośrednio realnego zysku finansowego, są jednak niezbędne. Czynności administracyjne i biurowe bywają uciążliwe i angażują sporo czasu. Nie musisz jednak stawiać im czoła samodzielnie – pożegnaj swoją żmudną codzienność, dzięki wsparciu zdalnej asystentki.
Zdalna asystentka jako rewolucja w prowadzeniu działalności
Chcesz skupić się na rozwoju swojej firmy, ale bieżące obowiązki pochłaniają zbyt dużo Twojego czasu? Szukasz rozwiązania, dzięki któremu wywiążesz się należycie ze wszelkich niezbędnych czynności związanych z efektywnym prowadzeniem biznesu, a jednocześnie zyskasz przestrzeń na to, by poświęcić się realizacji celów firmy? Zdalna asystentka może być dla Ciebie nieocenionym wsparciem.
Usługi zdalnej asystentki w firmie to model współpracy, który sukcesywnie zyskuje popularność zarówno wśród młodych, początkujących przedsiębiorców, jak i bardziej doświadczonych organizacji o ugruntowanej pozycji. Oddelegowanie bieżących obowiązków w ręce kompetentnej i doświadczonej wirtualnej asystentki pozwala skupić się na strategicznych decyzjach i skierować uwagę na działania, które przynoszą zyski.
Jakie funkcje pełni zdalna asystentka w biznesie?
Lista codziennych zadań zdalnej asystentki pokrywa się z obowiązkami właściwymi dla tradycyjnego stanowiska asystenckiego. Zasadnicza różnica tkwi w modelu pracy. Jak sama nazwa wskazuje, zdalna asystentka biurowa pracuje wyłącznie online. W praktyce okazuje się to sporym atutem – praca zdalna zapewnia bowiem obu stronom większą elastyczność i odbywa się na warunkach w pełni dostosowanych do aktualnych potrzeb firmy.
Asystentka zdalna to rozwiązanie stworzone dla przedsiębiorców, którzy chcą efektywniej i szybciej rozwijać prowadzone biznesy. W Idea Place, dzięki naszej wieloletniej obecności na rynku, zdążyliśmy poznać potrzeby i wyzwania, z jakimi mierzą się współczesne firmy. Z tego powodu kompleksowa obsługa klienta to nasz priorytet. Wraz z usługą wirtualnej asystentki gwarantujemy profesjonalizm i wszechstronne wsparcie w skutecznym prowadzeniu firmy.
Zakres obowiązków asystentki zdalnej obejmuje więc nie tylko podstawowe zadania asystenckie (takie jak np. prowadzenie firmowego kalendarza, organizacja spotkań i podróży służbowych czy przygotowywanie raportów i prezentacji), ale również czynności z zakresu:
- działań administracyjnych (m.in. prowadzenie wirtualnego sekretariatu, zarządzanie dokumentami, obsługa faktur, organizacja wydarzeń);
- działań projektowych (m.in. przygotowywanie konspektów, wsparcie w pierwszym etapie rekrutacji pracowników);
- działań reprezentacyjnych (m.in. reprezentacja firmy na podstawie pełnomocnictwa lub przekazania prokury, budowanie relacji z partnerami).
Wpływ zdalnej asystentki na efektywność i produktywność
Decydując się na współpracę ze zdalną asystentką, zapewniasz sobie jednocześnie spokój i przestrzeń do jeszcze efektywniejszego rozwoju Twojego biznesu. Oddelegowanie szeroko rozumianych obowiązków administracyjnych w ręce wirtualnej asystentki to sposób na optymalizację czasu, pełniejsze wykorzystanie potencjału firmy i większą wydajność. To także gwarancja dokładności i terminowości, o którą czasem trudno, jeśli zadania administracyjne wykonywane są naprędce, pomiędzy innymi, ważniejszymi i bardziej naglącymi sprawami firmowymi.
Natomiast zatrudniając asystentkę zdalną, zyskujesz w rzeczywistości dodatkowego członka zespołu, który z pełnym zaangażowaniem zajmie się sprawami Twojej organizacji. Odpowiednio wykwalifikowana wirtualna asystentka może z powodzeniem zastąpić pełnoetatowego pracownika biurowego.
Rola zdalnej asystentki w poprawie kontaktu z klientami
To, jak sprawnie działa Twój sekretariat, jak wygląda obsługa klienta i w jaki sposób jest zorganizowane miejsce pracy, ma wpływ na całościowy wizerunek Twojej firmy. We współczesnym biznesie to, jak widzą Cię inni, ma ogromne znaczenie i w wielu przypadkach może okazać się decydujące. Wirtualna asystentka zadba o Twój profesjonalny wizerunek, budując trwałe relacje z klientami i partnerami biznesowymi. W Idea Place wiemy bowiem, jak ważne dla pozycji firmy są kontakty i umiejętnie realizowany networking.
Jak zdalna asystentka usprawnia procesy biznesowe?
Asystentka zdalna w swojej codziennej pracy musi odznaczać się świetną organizacją, dokładnością, terminowością, a także profesjonalnym i odpowiedzialnym podejściem do powierzonych zadań. Wszystkie te cechy mają bezpośrednie przełożenie na realizację celów firmy i przyczyniają się do lepszego uporządkowania kluczowych procesów biznesowych.
Korzyści wynikające z zatrudnienia asystentki zdalnej
Praca zdalna jako nowoczesny model współpracy, który jest nieodłącznie wpisany w zawód wirtualnej asystentki, dziś właściwie nie budzi już większych wątpliwości, a wręcz przeciwnie – współczesne firmy dostrzegają w tym rozwiązaniu liczne zalety. W przypadku stanowiska wirtualnej asystentki tryb pracy zdalnej również niesie wiele korzyści dla przedsiębiorców.
Przede wszystkim firma nie musi inwestować funduszy na tworzenie dodatkowego miejsca pracy i organizację przestrzeni biurowej. Stanowi to znaczne ułatwienie zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców, którzy decydując się na usługi zdalnej asystentki, liczą nie tylko na profesjonalną opiekę i doradztwo, ale również na oszczędność.
Atutem usługi zdalnej asystentki jest również elastyczny model współpracy. W Idea Place zdajemy sobie sprawę z tego, że każdy przedsiębiorca chce mieć swobodę działania, dlatego oferujemy indywidualne podejście i w pełni spersonalizowaną usługę. Wybierając naszą ofertę, możesz korzystać z pomocy wirtualnej asystentki wtedy, kiedy jej potrzebujesz, a my dostosowujemy się do preferowanego przez Ciebie stylu zarządzania.
W biznesie czas ma ogromne znaczenie – skorzystanie z pomocy zdalnej asystentki biurowej jest skutecznym sposobem na jego optymalizację. Po pierwsze, zatrudniając taką osobę, możesz oddać się w całości zadaniom kluczowym z punktu widzenia Twojego biznesu, a zdalny asystent odciąży Cię w codziennych, powtarzalnych obowiązkach. Po drugie zaś – Twoje zadania mają dla nas najwyższy priorytet, a wirtualna asystentka Idea Place dba o terminowość i krótki czas ich realizacji.
Wykorzystanie narzędzi online w biznesie
Powszechny dostęp do Internetu i mnogość zaawansowanych technologicznie narzędzi usprawniających codzienną pracę i zarządzanie biznesem sprawiają, że wirtualna asystentka nawet pracując zdalnie, jest w stanie utrzymać pożądaną efektywność. Wykorzystanie możliwości, jakie daje kanał online, to także gwarancja pełnej dostępności i dogodnej formy szybkiego kontaktu.
Wciąż nie jesteś przekonany, czy usługa wirtualnej asystentki jest dla Ciebie? Zapraszamy do Idea Place na bezpłatną konsultację – porozmawiajmy o potrzebach Twojego biznesu i sprawdźmy, czy do siebie pasujemy.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
