Rozważając wynajem wirtualnego biura w centrum Wrocławia, warto rozpocząć od najbardziej podstawowego pakietu, który obejmuje udostępnienie adresu do rejestracji firmy oraz odbiór i obsługę jej korespondencji. Zakres pakietu można następnie rozbudowywać według potrzeb.
W IdeaPlace dbamy o to, aby nasi Klienci czuli się odciążeni od codziennych obowiązków biurowych oraz aby nasza praca była wykonywana skrupulatnie. Każdego dnia odbieramy listy oraz przesyłki kurierskie, które traktowane są przez nas indywidualnie – dbając o poufność oraz ochronę danych osobowych każdego z naszych Klientów.
Wynajem adresu do korespondencji – na czym polega?
Decydując się na wirtualne biuro w Idea Place, otrzymujesz jednocześnie adres do korespondencji w samym sercu stolicy Dolnego Śląska, który korzystnie wpłynie na wizerunek Twojej firmy i podkreśli jej profesjonalizm. Prestiżową, rozpoznawalną na biznesowej mapie Wrocławia lokalizację będziesz mógł wykorzystać nie tylko jako adres korespondencyjny, ale również do rejestracji działalności, na wizytówce i do wszelkich działań marketingowych. To z pewnością przełoży się na większą wiarygodność firmy w oczach potencjalnych klientów, ich zaufanie i świadomość Twojej marki na rynku.
Wynajem adresu do korespondencji w ramach wirtualnego biura w Idea Place jest niezwykle prosty. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami, a my przygotujemy dla Ciebie szczegółową ofertę, uwzględniając indywidualne potrzeby Twojej firmy. Wiemy, że każdy biznes ma inne wymagania, dlatego zapewniamy naszym Klientom elastyczność w wyborze usług.
Korespondencja przychodząca i wychodząca – jak wygląda obieg dokumentów w IdeaPlace?
Korespondencja przychodząca i wychodząca to udokumentowany zbiór komunikacji wymienianej między firmą a jej klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi czy urzędami i innymi ważnymi instytucjami. Jej sprawna obsługa w przypadku prowadzenia własnej działalności stanowi kwestię priorytetową przede wszystkim z uwagi na fakt, że rozmaite urzędy zazwyczaj dają niewiele czasu na reakcję adresata, co – w przypadku przeoczenia ważnego listu lub braku terminowej odpowiedzi – może przysporzyć firmie wielu problemów. Usługa wirtualnego biura pozwala ich skutecznie uniknąć. Oddelegowując to zadanie w ręce wykwalifikowanego personelu, zyskujesz jednocześnie gwarancję, że Twoja korespondencja, zarówno ta przychodząca, jak i wychodząca, będzie prowadzona w sposób rzetelny i uporządkowany.
W ramach usługi wirtualnego biura w Idea Place z należytą starannością dbamy o korespondencję firmy, odciążając naszych Klientów od czasochłonnych zadań – dzięki temu mogą w pełni skupić się na zadaniach strategicznych z punktu widzenia rozwoju swojego biznesu, nie martwiąc się o żmudne czynności administracyjne.
Obsługa korespondencji przychodzącej – na czym polega?
Na początku współpracy, rekomendujemy nadanie nam pełnomocnictwa pocztowego, które umożliwi pełne świadczenie usług odbioru korespondencji, w tym listów poleconych oraz za potwierdzeniem odbioru. Wraz z nim, Klient decyduje o zakresie w powiadomieniu o przychodzącej korespondencji. Taka decyzja w żaden sposób nie wpływa na cenę pakietu oraz może ulegać zmianie w trakcie współpracy. Zależy nam na pełnym komforcie naszych Klientów, więc jesteśmy w tej kwestii elastyczni.
Podczas wizyty listonosza, przyjmujemy tylko i wyłącznie listy skierowane do Klientów, z którymi aktualnie współpracujemy, a następnie przekazujemy informacje bezpośrednio do każdego z adresatów. Powiadamianie odbywa się zawsze drogą mailową, ale rozpatrujemy również indywidualne potrzeby w ramach dodatkowych kanałów komunikacyjnych. Wspomniany już wcześniej zakres powiadomień zależny jest od decyzji Klienta. Do wyboru są trzy warianty:
- wiadomości zawierające tylko informację o rodzaju przesyłki oraz jej nadawcy,
- wiadomości z opcją wysyłki skanu na życzenie – jeżeli w odpowiedzi na powiadomienie uzyskamy informację, że ta pozycja jest wymagana do zeskanowania, wtedy otwieramy list i Klient otrzymuje skan jego zawartości,
- każdorazowe skany korespondencji – Klient, przy nadejściu każdego listu otrzymuje wiadomość zawierającą informacje o jego rodzaju oraz nadawcy, a także w załączeniu skan zawartości przesyłki.
Po poinformowaniu Klienta o czekającej na niego korespondencji, każda przesyłka zostaje odpowiednio zewidencjonowana, uwzględniając termin odbioru oraz jej nadawcę, a następnie jest przechowywana w dedykowanym dla Klienta miejscu z zachowaniem najwyższego poziomu ostrożności i poufności.
Następną kwestią jest odbiór przechowywanych listów oraz przesyłek. Większość Klientów osobiście odwiedza w tym celu IdeaPlace lub odbiera pocztę przy okazji korzystania z innych usług na miejscu (np. wynajmu sali na spotkanie biznesowe).
Dla osób, które nie mogą osobiście pojawić się w celu odbioru korespondencji istnieją dwa rozwiązania.
Pierwszym z nich jest możliwość upoważnienia osoby trzeciej do odbioru poczty kierowanej do firmy. Można to zrobić jednorazowo, przekazując nam taką informację drogą mailową lub za pomocą pełnomocnictwa pocztowego upoważnić daną osobę bez ograniczeń.
Warto przy tym pamiętać, że w przypadku spółek do odbioru automatycznie upoważnione są wszystkie osoby reprezentujące organy spółki.
Drugim rozwiązaniem jest ustalenie jednorazowej lub cyklicznej wysyłki korespondencji do Klienta w określony sposób ustalając operatora oraz terminy nadawania.
W IdeaPlace dbamy o to, aby dostarczyć naszym Klientom kompleksowe wsparcie biznesowe oraz zapewnić im możliwość komfortowej pracy zdalnej, bez martwienia się o zaplecze administracyjne i bezpieczeństwo firmy. Do każdego przypadku podchodzimy indywidualnie, zachowując pełny profesjonalizm, rzetelność oraz dbając o poufność informacji.
Kompleksowa usługa biurowa dla Twojej firmy
Warto pamiętać, że wirtualne biuro to nie tylko wirtualny adres i obsługa korespondencji. To kompleksowa, dopasowana do potrzeb biznesu usługa, która niesie za sobą wiele korzyści. W jej ramach możemy liczyć na wsparcie w kwestii rejestracji i spółki i doradztwa w zakresie księgowości czy prawa.
Wirtualne biuro w IdeaPlace to także szansa na skorzystanie z dodatkowych udogodnień, takich jak wirtualna asystentka czy przestrzeń biurowa. Wsparcie administracje czy organizacyjne może okazać się nieocenione, szczególnie na początku prowadzenia działalności, a sale biznesowe i biura coworkingowe sprawdzą się w przypadku potrzeby przeprowadzenia spotkań, szkoleń czy pracy zespołowej.
Optymalizacja kosztów
Usługa wirtualne biuro to świetne rozwiązanie dla wszystkich, którzy potrzebują zminimalizować koszty utrzymania biznesu. Ma to szczególne znaczenie szczególnie na początku prowadzenia działalności, w przypadku start-upów czy zespołów pracujących całkowicie zdalnie, kiedy długoterminowy wynajem biura nie jest opłacalnym rozwiązaniem.
Decydując się na usługę wirtualnego biura, płacisz jedynie za ten jej zakres, który jest Ci naprawdę potrzebny. Każda z dodatkowych usług wyceniana jest indywidualnie i jedynie na określony, odpowiadający Twoim oczekiwaniom zakres czasowy.
Prestiżowa lokalizacja biura
Prestiż i wygoda to istotne korzyści, które zyskujesz w momencie skorzystania z usługi wirtualne biuro Wrocław. Rynek, jako centrum wydarzeń kulturalnych i biznesowych, jest adresem korzystnie wpływającym na wizerunek działalności. Rejestracja spółki pod adresem IdeaPlace, czyli w samym sercu stolicy dolnego śląska, daje pewność, że dojazd do niej będzie komfortowy i bezproblemowy.
Jakie inne korzyści przynosi usługa wirtualnego biura
Poza podstawowymi korzyściami, jakie niesie za sobą wirtualne biuro Wrocław, czyli możliwością rejestracji spółki pod jego adresem i obsługa korespondencji, zyskujemy w rzeczywistości o wiele więcej. Wirtualne biuro zapewnia nam:
- zaufaną obsługę i dyskrecję;
- kompleksowe wsparcie dedykowanych specjalistów;
- odciążenie od obowiązków administracyjnych i możliwość skupienia się na rozwoju biznesu;
- zyskanie na wiarygodności i prestiżu.
Wybierz pakiet dopasowany do Twoich potrzeb
W IdeaPlace dbamy o to, aby usługa odpowiadała na wszystkie Twoje biznesowe oczekiwania. Dlatego właśnie indywidualnie podchodzimy do każdego Klienta, poznając specyfikę jego działalności i wsłuchując się w prawdziwe potrzeby. Nasze pakiety usługi wirtualnego biura powstały w oparciu o wieloletnie doświadczenie, tak, żeby nasza pomoc kompleksowo wspierała Twoją działalność. Zapoznaj się z ofertą już teraz, a w razie jakichkolwiek pytań skontaktuj się z nami już dziś!
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
