W spektrum ostatnich wydarzeń, wideokonferencje stały się powszechnie stosowaną formą spotkań biznesowych.
Dzięki platformom takim jak Skype, Zoom czy Microsoft Teams, przedsiębiorcy mogą łączyć się bezpośrednio ze swojego biura ze swoimi rozmówcami z całego świata.
Mogłoby się wydawać, że przeprowadzenie wideokonferencji to bułka z masłem. I owszem, nawiązanie połączenia za pomocą specjalnej aplikacji nie jest czymś trudnym, a jednak można przy tym popełnić pewne błędy, które mogą wpłynąć na jakość i efekt rozmowy.
Wybór odpowiedniej platformy
Pierwszą kwestią o jakiej należy pamiętać przed odbyciem wideokonferencji, jest dobór odpowiedniego komunikatora, z którego będziemy korzystać.
Rynek oferuje bardzo wiele platform do obsługi wideokonferencji i każda z nich jest na swój sposób unikalna. Kwestie, którymi należy się kierować podczas wyboru odpowiedniej aplikacji to przede wszystkim:
Charakter rozmowy
Czy nasza rozmowa będzie stricte biznesowa czy może towarzyska? Niektóre platformy, takie jak np. Facebook Messenger, choć popularne, to przeznaczone są tylko do jednego typu rozmów – w tym wypadku o charakterze towarzyskim i użycie ich w celach biznesowych będzie widziane jako bardzo nieprofesjonalne.
Ilość uczestników
Główną funkcją wyróżniającą między sobą komunikatory oraz ich różne wersje jest ilość osób, które mogą uczestniczyć w rozmowie. Do dziś najpopularniejszą platformą do prowadzenia wideorozmów pozostaje Skype. Jego podstawowa wersja umożliwia prowadzenie rozmów w gronie nie większym niż 20 osób, natomiast dodatkowo płatna, zaawansowana wersja Skype for Business nawet w gronie do 250 osób. Każda z tych wersji będzie dobrze widziana w rozmowach biznesowych, ale z przyczyn technicznych należy zastanowić się nad tym jakiej potrzebujemy.
Dodatkowe funkcje
Unikalne dla każdej z nich. Przed zaplanowaniem wideorozmowy, warto również zastanowić się, czy potrzebujemy jedynie kamery i mikrofonu, które pozwolą nam prowadzić rozmowę, czy planujemy coś więcej. Platformy komunikacyjne oferują szereg różnych dodatkowych funkcji, takich jak: ankiety, czat na żywo, a do rozmów towarzyskich filtry i wybór tła.
Koszt platformy
Jak już wspominaliśmy, rynek oferuje bardzo wiele platform. Większość podstawowych platform jest darmowa, jednak jeżeli zależy nam na profesjonalnych, biznesowych rozwiązaniach, zawierających unikalne dodatkowe funkcje należy liczyć się z tym, że najprawdopodobniej będą one płatne. Ceny natomiast są bardzo różne. Można znaleźć platformy za 10$ miesięcznie jak i takie za 35$. Wybór należy uzależnić przede wszystkim naszymi potrzebami.
Zadbanie o kwestie techniczne
Poza komunikatorem musimy zadbać jeszcze o sprzęt, jakiego będziemy używać.
Niezwykle ważne dla jakości rozmowy oraz wizerunku jaki uzyskamy w oczach odbiorców są kamera, która powinna udostępniać płynny obraz wysokiej jakości, ale i przede wszystkim mikrofon którego już wiele osób niestety nie bierze pod uwagę jako istotny czynnik.
Mikrofony wbudowane w laptopy nie odznaczają się najwyższą jakością dźwięku. Nie tylko nie posiadają dobrej redukcji szumów, ale również uchwycają głos jedynie na wprost laptopa, zamiast z całego pomieszczenia. W rezultacie gdy w sali zgromadzone jest więcej niż jedna osoba, uczestnicząca w konferencji, można spodziewać się, że ich głos będzie albo słabo, albo nawet w ogóle niesłyszalny.
Dobrej jakości dźwięk ma tak samo duże znaczenie jak dobrej jakości obraz, dlatego w przypadku, gdy wideokonferencje są częstą praktyką w Twojej firmie, warto jest zainwestować w lepszej jakości sprzęt.
Dobry sprzęt oraz odpowiednio dobrana platforma wpłyną nie tylko na jakość rozmowy z perspektywy techniki, ale również pomogą uzyskać jej pozytywny rezultat i zbudować nasz profesjonalny wizerunek.
Co nasz rozmówca widzi w kamerze
Wydaje się to oczywista zasada, a jednak życie pokazuje, że nigdy nie zaszkodzi jej powtórzyć.
Po pierwsze należy zadbać o schludny wygląd oraz czyste i eleganckie ubranie.
Po drugie, co może już nie być tak oczywiste, równie wielkie znaczenie ma nasze otoczenie, które widać na kamerze.
Jeżeli pracujesz w biurze, wybierz oddzielne pomieszczenie przeznaczone do spotkań biznesowych, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał i zakłócał połączenia.
Natomiast jeżeli nie masz takiej możliwości, skorzystaj z sali biznesowej na wynajem.
W IdeaPlace znajdziesz profesjonalne sale w centrum Wrocławia, co umożliwia wygodny dojazd z każdej części miasta, a na miejscu spotkasz nasz zespół, który ugości Cię w każdy dzień tygodnia i zadba o najwyższy komfort wizyty. Ponadto, sala, z której korzystasz jest w pełni wyciszona i udostępniona jedynie na Twój prywatny użytek, a jeżeli nie posiadasz profesjonalnego sprzętu, to nasz zespół zapewni Ci go, wraz z przeszkoleniem jak z niego korzystać i ewentualnym wsparciem technicznym w trakcie wideokonferencji.
Sale biznesowe nie powstały tylko z myślą o fizycznych spotkaniach, ale również w celu zapewnienia profesjonalnego wizerunku podczas prowadzenia wideokonferencji lub webinaru.
Przygotowanie do rozmowy
Nie tylko wygląd się liczy, ale również to, co chcemy przekazać naszym odbiorcom.
Zarówno przed organizacją wideokonferencji jak i webinaru należy odpowiednio przygotować się do rozmowy.
Jeżeli zamierzasz prezentować materiały tematyczne na udostępnionym ekranie, to niezwykle ważnym aspektem,o którym musisz pamiętać, jest to, aby za wszelką cenę nie czytać tekstu z prezentacji.
Prezentacja zawsze ma służyć jako wizualne wspomaganie tego o czym mówisz, więc pamiętaj aby była minimalistyczna i estetyczna. Zamiast umieszczać na niej cały tekst, zamieść go na notatkach, którymi będziesz mógł się wspomagać.
Kolejną istotną kwestią jest to, aby dopasować przekaz do jego odbiorców. Pamiętaj, że Twój klient lub partner z innego kraju nie pracuje z Tobą na co dzień więc nie będzie znać branżowego języka charakterystycznego jedynie dla twojego oddziału.
Pamiętaj aby informacje, które przekazujesz były jasne i czytelne, wyprzedzaj pytania, które mogą się pojawić i na bieżąco obserwuj swoich odbiorców i reaguj, żeby podtrzymywać ich uwagę.
Wideokonferencja na piątkę
Jak widać, wideokonferencję może i jest łatwo przeprowadzić, ale dobra wideokonferencja wymaga już dbałości o pewne aspekty, które choć niewielkie, znacznie wpłyną na Twój wizerunek i jakość rozmowy.
Nie zapominaj o nich, a na pewno będziesz zadowolony.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
