Hybrydowy model pracy – jak zmienił się system pracy po pandemii?

Gdy w 2020 roku pandemia COVID-19 wymusiła na wielu firmach przejście na pracę zdalną, duża grupa zarówno przedsiębiorców, jak i pracowników niepewnie spoglądała w przyszłość, martwiąc się o zachowanie dotychczasowej efektywności w nowych warunkach pracy. Mimo że liczne firmy, głównie spoza branży IT, odnotowały po drodze rozmaite problemy, wdrożenie pracy hybrydowej było koniecznością. 

Po turbulencjach okazało się jednak, że praca w trybie zdalnym nie tylko nie zakłóciła funkcjonowania przedsiębiorstw, ale nawet spotkała się z entuzjazmem. Pracownicy docenili elastyczność i wygodę tego rozwiązania, a wiele firm zdecydowało się je kontynuować – albo w formie całkowicie zdalnej, albo w modelu pracy hybrydowej, która dziś – jako rozwiązanie pośrednie adresujące potrzeby zarówno zwolenników pracy zdalnej, jak i osób bardziej przywiązanych do pracy z biura – znajduje się na szczycie listy benefitów oczekiwanych przez pracowników. Na czym polega hybrydowy model pracy? Jak skutecznie wdrożyć go w firmie? I wreszcie – w jaki sposób biuro coworkingowe pomoże Ci zorganizować pracę hybrydową w Twojej organizacji?

Co to jest praca hybrydowa?

Hybrydowy model pracy to połączenie pracy zdalnej z pracą wykonywaną w biurze. Pracując w takim systemie, pracownicy otrzymują większą swobodę w wyborze miejsca pracy, mogąc samodzielnie decydować, kiedy chcą pracować z biura, a kiedy wolą wykonywać obowiązki zawodowe zdalnie z własnego domu lub innego wybranego miejsca. To daje im jednocześnie większą elastyczność, natomiast przedsiębiorcy, którzy wdrażają pracę hybrydową w swoich organizacjach, są w stanie dzięki temu lepiej odpowiadać na nowe potrzeby pracowników i sprawnie dostosowywać się do dynamicznie zmieniających się warunków.

Hybrydowy system pracy – kluczowe koncepcje

W zależności od preferencji danej firmy, hybrydowy system pracy może opierać się na stałym podziale zespołu na dwie grupy, regularnej rotacji pracowników czy też całkowitej elastyczności w wyborze miejsca i czasu pracy. To nowoczesne podejście sprawia, że pracownicy mogą realizować codzienne zadania w optymalnych warunkach i w najbardziej efektywny dla siebie sposób.

Praca hybrydowa przed pandemią i jej wpływ na ten model pracy

Przed 2020 rokiem praca zdalna czy hybrydowy model pracy nie był rozpowszechniony na taką skalę, jaką obserwujemy obecnie. O próbach wdrażania takiego modelu pracy można było wówczas mówić właściwie jedynie w odniesieniu do branży IT, a i tam przed pandemią niespełna 70% organizacji dopuszczało możliwość wyłącznie pracy stacjonarnej. Dziś statystyki te przedstawiają się już diametralnie inaczej – jak wynika z raportu IT Wordplace of Tomorrow, aż 82,6% firm technologicznych umożliwia pracę hybrydową, a trend ten z sukcesem przenika również do innych branż.

Pandemia, a wraz z nią przymusowe lockdowny i obostrzenia, z jakimi mierzyliśmy się przez ostatnie lata, znacząco przyspieszyły transformację modeli pracy, zwiększając skalę i znaczenie pracy hybrydowej. W nowej, pandemicznej rzeczywistości firmy musiały wypracować zupełnie inne sposoby funkcjonowania i szybko dostosować się do nieznanych dotychczas warunków, w obliczu których przejście na tryb zdalny okazało się jedynym sposobem na utrzymanie ciągłości pracy. Doświadczenie to udowodniło, że model pracy hybrydowej może być skutecznym rozwiązaniem nawet po zniesieniu covidowych obostrzeń. Dlatego wiele firm, doceniając elastyczność i oszczędność wynikającą z pracy hybrydowej, postanowiło nie rezygnować z tej możliwości.

Wpływ pracy zdalnej na rynek pracy

Jedną z najbardziej znamiennych konsekwencji rozpowszechnienia pracy zdalnej pozostaje z pewnością globalizacja rynku pracy. Dzięki przejściu na tryb zdalny rozmaite firmy otworzyły sobie jednocześnie dostęp do znacznie szerszej bazy talentów, nie musząc ograniczać się wyłącznie do rekrutacji pracowników z określonego miasta i tym samym skutecznie rozwiązując problemy związane z długimi i kosztownymi procesami rekrutacyjnymi.

Wprowadzenie hybrydowego modelu pracy, co oznacza dla pracowników?

Jedną z najczęściej wskazywanych korzyści, jakie przynosi praca hybrydowa, jest elastyczność wynikająca z możliwości wyboru miejsca pracy zgodnie z własnymi preferencjami i potrzebami. Przekłada się to jednocześnie na lepszy work-life balance, czyli zachowanie równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.

Zalety i wady pracy hybrydowej

Niezaprzeczalną zaletą pracy hybrydowej z punktu widzenia pracowników jest oszczędność czasu i pieniędzy wynikająca z braku konieczności codziennego dojazdu do biura. W przypadku szerokiego grona pracowników wdrożenie hybrydowego modelu pracy zaowocowało również zwiększoną produktywnością. Praca zdalna wiąże się często z mniejszą liczbą rozpraszających czynników, jakie są obecne w tradycyjnym biurze (np. prowadzone równolegle rozmowy), co umożliwia lepsze skupienie się na codziennych zadaniach.

Praca hybrydowa daje również szersze możliwości w zakresie szukania pracy. Rozmaici specjaliści nie muszą już ograniczać się jedynie do miasta, w którym na stałe mieszkają. Mogąc wykonywać swoje obowiązki w dużej części za pośrednictwem internetu, mają szansę ubiegać się o lepsze stanowiska i bardziej atrakcyjne zarobki, np. zatrudniając się w większym mieście w sąsiednim województwie.

Jak wspomniano, definicja pracy hybrydowej zakłada większą elastyczność. Osoby pracujące w tym trybie chętnie korzystają z tego przywileju i możliwości wykonywania swoich obowiązków z dowolnego miejsca, coraz liczniej praktykując tzw. workation, czyli pracę połączoną z podróżowaniem. Takie rozwiązanie to nie tylko szansa na zdobycie nowych doświadczeń i odkrycie ciekawych miejsc, ale również wsparcie dla zachowania prawidłowego work-life balance.

Praca hybrydowa nie pozostaje jednak bez wyzwań dla pracowników. Jedno z kluczowych z nich dotyczy samodyscypliny i dobrej organizacji pracy w momencie braku bezpośredniego nadzoru ze strony przełożonych. Dla niektórych osób pewną wadą, z jaką wiąże się hybrydowy tryb pracy, jest także pewnego rodzaju izolacja społeczna wywołana brakiem codziennych spotkań z członkami zespołu. To problem, przed którymi stają również sami pracodawcy, ponieważ brak poczucia przynależności do firmy wśród pracowników może powodować istotne trudności w budowaniu kultury organizacyjnej. Dlatego nawet pracując w trybie hybrydowym, warto dbać o sprawną komunikację, regularne integracje zespołowe i podtrzymywanie dobrych relacji, które stworzą ducha zespołu.

Implementacja hybrydowego systemu pracy

Praca w modelu hybrydowym wymaga uprzedniego przygotowania środowiska pracy. Wiąże się to przede wszystkim ze zwiększonym zapotrzebowaniem na technologię i zapewnieniem narzędzi umożliwiających pracę zdalną. Na co jeszcze powinni przygotować się przedsiębiorcy?

Jak wprowadzić pracę hybrydową w firmie?

Konieczność pracy zdalnej to również liczne wyzwania – przede wszystkim w zakresie skutecznego zarządzania zespołem i utrzymania pożądanej efektywności pracowników zdalnych. Wymaga to – z jednej strony – dobrej komunikacji zapewniającej transparentność działań przekładającej się na ogólne samopoczucie pracowników, z drugiej zaś – nowoczesnych narzędzi i sposobów monitorowania postępów przy pracy w rozproszonych zespołach.

W niepewnej sytuacji rynkowej oczywistym stało się ponadto poszukiwanie przez przedsiębiorców sposobów na optymalizację firmowych wydatków. Wielu z nich stanęło wówczas przed dylematem: biuro serwisowane a biuro tradycyjne – co będzie bardziej opłacalne? Oddelegowując pracowników na tryb pracy zdalnej, firmy przestały bowiem potrzebować dostępu do całego biura na tradycyjnych warunkach najmu, cały czas jednak pozostając w obowiązku zapewnienia swoim pracownikom profesjonalnej przestrzeni biurowej na wybrane dni. Wobec tego przedsiębiorcy zaczęli poszukiwać rozwiązań pozwalających na większą elastyczność w tym zakresie. Skutecznym rozwiązaniem i metodą na znaczną oszczędność dla wielu z nich okazała się rezygnacja z długoterminowego, kosztownego wynajmu przestrzeni biurowej, a w zamian zdecydowanie się na biuro do wynajęcia na godziny.

Tradycyjne biuro wiąże się z koniecznością utrzymywania przestrzeni, która przez znaczną część czasu pozostaje pusta lub jest używana tylko częściowo. W modelu hybrydowym takie rozwiązanie okazuje się zwyczajnie nieopłacalne, generując spore koszty, których można uniknąć, wybierając biuro serwisowane. W Idea Place oferujemy elastyczne zasady wynajmu na transparentnych warunkach: korzystając z naszych biur, płacisz wyłącznie za to, z czego realnie korzystasz.

Narzędzia wspierające pracę hybrydową

Zapewnienie nowoczesnej infrastruktury cyfrowej to kwestia priorytetowa na etapie planowania pracy hybrydowej. To właśnie rozwój technologii i cyfrowe narzędzia sprawiają, że zarówno praca w systemie hybrydowym, jak i całkowicie zdalnym nie stanowi dziś problemu. Wskazać tu należy przede wszystkim narzędzia do zarządzania projektami (np. ClickUp, Trello, Bitrix), platformy do wideokonferencji (np. Microsoft Teams, Zoom), komunikatory (np. Slack) czy narzędzia do współpracy online (np. Google Workspace, Microsoft Office 365).

Wskazówki dla pracodawców i pracowników

Skuteczna adaptacja do pracy hybrydowej wymaga przede wszystkim wypracowania jasnej komunikacji pomiędzy członkami zespołu i ustalenia konkretnych zasad. Dla przykładu – jeżeli oferujesz swoim pracownikom elastyczny czas pracy, zorientuj się, w jakich zakresach godzinowych możesz liczyć na ich natychmiastową dostępność. Ułatwi to bieżącą komunikację, a także planowanie rozmaitych spotkań.

Natomiast z perspektywy pracowników działających w systemie hybrydowym kluczowe okazuje się efektywne zarządzanie czasem pracy. Dlatego planuj z wyprzedzeniem dni, w które chcesz pracować zdalnie, i określ priorytety spoczywających na Tobie zadań. Wykorzystaj przy tym zalety pracy hybrydowej – zadania wymagające szczególnego skupienia planuj na dni, w których pracujesz zdalnie, a będąc w biurze, zajmij się działaniami wymagającymi przeprowadzenia burzy mózgów czy pracy zespołowej.

Praca hybrydowa – nowa rzeczywistość świata pracy

Praca hybrydowa to model, który przyniósł wiele zmian i wyzwań, ale również otworzył przed firmami nowe możliwości. To elastyczny system pozwalający pracownikom osiągać lepszą równowagę między pracą a życiem osobistym i jednocześnie dający przedsiębiorstwom szansę na znaczną redukcję kosztów i dostosowanie się do nowych realiów rynku pracy. W aktualnej rzeczywistości, gdzie elastyczność w miejscu pracy jest ważnym czynnikiem wpływającym na zaangażowanie i motywację pracowników, wydaje się, że system hybrydowy wciąż będzie zyskiwał na swym znaczeniu. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.