Liczba przedsiębiorców poszukujących nowoczesnych konceptów takich jak biuro serwisowane stale rośnie. W obliczu zmieniających się modeli pracy coraz więcej firm interesuje się bowiem rynkiem elastycznych przestrzeni i możliwością wynajęcia pojedynczego biurka, większych modułów biurowych czy profesjonalnych sal biznesowych na godziny. Biura serwisowane stają się tym samym dla licznej grupy przedsiębiorców bardziej komfortową alternatywą dla długoterminowego wynajmu tradycyjnych powierzchni biurowych, zapewniając wygodę, elastyczność i indywidualne podejście. Czy okażą się optymalnym rozwiązaniem również dla Twojego biznesu? W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze różnice między tradycyjnym biurem a usługą biura serwisowanego.

Wynajem powierzchni biurowych – jakie zalety i wady?

Wynajem powierzchni biurowej w tradycyjnym biurowcu wiąże się przede wszystkim z dość sztywnymi warunkami najmu i koniecznością zawarcia długoterminowej umowy (zwykle na okres 5 lat). Rozwiązanie to stanowi zatem spore zobowiązanie finansowe, na które z pewnością nie każdy może sobie pozwolić, zwłaszcza na wczesnym etapie działalności.

Jednak dla dużych firm, które potrzebują prywatności i poufności, zaletą tradycyjnych biur może być fakt, że wynajmując je samodzielnie, przedsiębiorca zyskuje przestrzeń na swój wyłączny użytek. Może tym samym w pełni kontrolować układ, wyposażenie, umeblowanie i projekt przestrzeni roboczej. Fakt ten dla jednych będzie zaletą, dla innych problemem – wiąże się to bowiem ze znacznie większym zaangażowaniem ze strony właściciela firmy. W jego obowiązku pozostaje także wybór dostawców usług (np. internet, serwis sprzątający czy personel recepcji). Decydując się zatem na wynajem tradycyjnego biura, przedsiębiorca powinien być przygotowany na to, że krok ten pochłonie spore początkowe koszty inwestycyjne, wiążąc się również z licznymi stałymi wydatkami operacyjnymi.

Pewną wadą tradycyjnych biur okazuje się także ryzyko niepełnego wykorzystania powierzchni, np. w sytuacji, gdy w organizacji jest duża rotacja pracowników, a liczba potrzebnych stanowisk pracy wciąż się zmienia. Wynajmując taki rodzaj biura, przedsiębiorca nie ma wówczas możliwości dostosować powierzchni, za którą płaci, do zmieniających się potrzeb zespołu. To z kolei rodzi ryzyko przepłacania i wydawania pieniędzy na pokoje, które aktualnie stoją puste.

Biuro serwisowane – jakie zalety i wady?

Wynajem powierzchni biurowej w biurze serwisowanym to doskonałe rozwiązanie dla firm, które wysoko cenią sobie elastyczność i jasne warunki współpracy. Usługa biura serwisowanego daje bowiem możliwość dostosowania wynajmowanej przestrzeni do indywidualnych potrzeb Twojego zespołu, a wszystko to na transparentnych zasadach, bez konieczności podpisywania skomplikowanych, wiążących na lata umów. W Idea Place nasi Klienci otrzymują elastyczną ofertę – jeśli potrzeby Twojej firmy nagle ulegają zmianie lub potrzebujesz większego modułu biurowego, jesteśmy otwarci na modyfikacje w dowolnym momencie współpracy.

Biura serwisowane oferują ponadto w pełni wyposażone i funkcjonalne przestrzenie robocze zapewniające efektywną pracę w profesjonalnych warunkach. Przedsiębiorcy korzystający z tego rozwiązania otrzymują jednocześnie dostęp do wielu udogodnień w cenie jednego pakietu. Nie muszą tym samym organizować samodzielnie sprzętu i innych potrzebnych akcesoriów biurowych – biura serwisowane w Idea Place są zaprojektowane z myślą o efektywnej pracy i odpowiednio wyposażone. Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest także – w razie potrzeby – możliwość swobodnego użytkowania sal konferencyjnych oraz korzystania z szeregu usług dodatkowych takich jak np. pomoc wirtualnej asystentki.

Ogromną wartością dodaną biur serwisowanych jest otaczająca je inspirująca atmosfera. Wynajem powierzchni w takim miejscu stwarza bowiem okazję do poznawania innych przedsiębiorców i specjalistów z różnych branż i nawiązywania nowych, wartościowych kontaktów biznesowych. Networking daje ponadto szansę na wymianę myśli i doświadczeń, co jest szczególnie cenne w przypadku młodych firm.

Dla niektórych firm pewną wadą biur serwisowanych mogą być z kolei towarzyszące im ograniczenia w zakresie dokonywania trwałych zmian w projekcie przestrzeni. O ile bowiem układ sal czy liczba stanowisk pracy może być dowolnie modyfikowana i dostosowywana do zapotrzebowania zespołu, o tyle zmiany w kwestiach takich jak np. kolor ścian wiążą się już z dodatkowymi kosztami. Nasze biura są jednak zaprojektowane w sposób uniwersalny – odznaczają się profesjonalizmem i nowoczesnością, dzięki czemu wpiszą się w wiele gustów.

Porównanie wynajmu tradycyjnego i biura serwisowanego

Wynajem powierzchni biurowej to każdorazowo kwestia, którą należy skrupulatnie przemyśleć, biorąc pod uwagę indywidualne potrzeby firmy. Nie wiesz, na które rozwiązanie się zdecydować? Poniższa lista ułatwi Ci to zadanie!

Koszty wynajmu

Jak już wspomniano, wynajem powierzchni biurowej w tradycyjnym biurowcu to dla przedsiębiorcy spore obciążenie finansowe i organizacyjne wynikające z konieczności podpisania długoterminowej umowy i samodzielnego urządzenia przestrzeni. W tym kontekście biuro serwisowane okazuje się bardziej opłacalną alternatywą umożliwiającą redukcję comiesięcznych wydatków. To firma oferująca tę usługę odpowiada bowiem za obsługę recepcyjną, utrzymanie czystości, a także gwarantuje nielimitowany dostęp do wyposażonej kuchni i sal konferencyjnych. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi ponosić żadnych dodatkowych kosztów ani podpisywać kilku osobnych umów.

Udogodnienie i wyposażenie biur

Odpowiednio wyposażone biuro to komfort pracowników, który ma istotny wpływ na ich motywację i efektywność. Z tego powodu w interesie firm leży zapewnienie pracownikom profesjonalnych warunków do codziennej pracy. Decydując się na biuro serwisowane, przedsiębiorca otrzymuje przestrzeń w pełni gotową do pracy od pierwszego dnia umowy oraz całodobowy dostęp do wynajmowanej przestrzeni.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku tradycyjnych biur. Zazwyczaj są one bowiem wynajmowane przez właściciela na zasadzie „shell and core”. Oznacza to, że umeblowanie i wyposażenie znajduje się po stronie najemcy. Jeśli więc Twojej firmie zależy na czasie, szybkiej przeprowadzce pod nowy adres i redukcji kosztów – warto rozważyć ofertę biura serwisowanego.

Dostępność i lokalizacja

Wynajem tradycyjnego biura w centrum dużego miasta i w otoczeniu ważnych ośrodków biznesowych to koszt przewyższający możliwości finansowe wielu firm, zwłaszcza tych najmłodszych. Tymczasem biuro serwisowane dowodzi, że prestiżowy adres firmy nie musi być zarezerwowany wyłącznie dla rynkowych gigantów. Jest to idealny kompromis pomiędzy profesjonalizmem płynącym z ważnej pod względem biznesowym lokalizacji a znacznie niższym kosztem niż w przypadku tradycyjnych opcji wynajmu.

W Idea Place oferujemy komfortowe przestrzenie biurowe usytuowane na wrocławskim placu Solnym 15 – a zatem w samym sercu stolicy Dolnego Śląska. Dlaczego lokalizacja ma znaczenie? Po pierwsze, gwarantuje łatwy i wygodny dojazd zarówno do pracy, jak i na spotkania biznesowe. Po drugie, buduje pozytywny wizerunek firmy w oczach klientów i potencjalnych partnerów biznesowych, a przedsiębiorcom pozwala być na bieżąco z najważniejszymi wydarzeniami w branży.

Elastyczność wynajmu

W Idea Place zadbaliśmy o to, by oferowana przez nas usługa biura serwisowanego odznaczała się jasnymi, transparentnymi zasadami i maksymalnie uproszczonym procesem administracyjnym. Dlatego Klienci mogą korzystać z naszych przestrzeni niemal natychmiast i samodzielnie decydować, czy potrzebują przestrzeni biurowej jedynie na kilka godzin, czy może na dłuższy okres. Takiej możliwości nie mają natomiast przedsiębiorcy, którzy decydując się na miejsce w tradycyjnym biurowcu, związali się z nim jednocześnie co najmniej na kilka lat.

W Idea Place możesz oszczędzać na metrażu i kosztach zatrudnienia, a dodatkowo możesz korzystać z szeregu udogodnień dokładnie wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Właśnie to rozumiemy pod pojęciem wygody i elastyczności wynajmu.

Kiedy wynająć powierzchnię biurową, a kiedy biuro serwisowane?

Na tradycyjny wynajem biura decydują się najczęściej duże firmy o ugruntowanej i stabilnej pozycji na rynku, które mogą pozwolić sobie na zawarcie kilkuletniej umowy najmu. Dotyczy to również części przedsiębiorstw działających w oparciu o poufne dane (np. instytucje finansowe), które zobligowane są do przestrzegania restrykcyjnych zasad ochrony informacji – wówczas przestrzeń na wyłączność jest zrozumiałym krokiem. Natomiast dla mniejszych firm znacznie bardziej opłacalnym rozwiązaniem może okazać się biuro serwisowane.

Czym kierować się przy wyborze?

Chcąc wynająć powierzchnię biurową dla swojego zespołu, trzeba wziąć pod uwagę zarówno potrzeby pracowników i cele biznesowe firmy, jak i aspekty takie jak lokalizacja biura czy dostępne rodzaje najmu. Warto również mieć na uwadze kulturę organizacyjną firmy, wybierając miejsce, które udanie wpisze się w unikalny charakter przedsiębiorstwa.

Dla jakiego rodzaju firm najlepiej sprawdza się biuro serwisowane?

Biuro serwisowane to rozwiązanie stworzone szczególnie z myślą o małych, początkujących firmach, skalujących się organizacjach czy młodych start-upach działających w warunkach niepewności i niestabilnej sytuacji rynkowej. To również świetna opcja dla jednoosobowych działalności, freelancerów i wszystkich osób, które preferują pracę zdalną lub hybrydową, do której potrzebują jednak profesjonalnej przestrzeni biurowej.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura serwisowanego?

Oprócz rzeczy takich jak szeroki zakres oferowanych usług, prestiżowa lokalizacja biura, rodzaj umowy czy elastyczne warunki najmu warto sprawdzić także, jak długo dana firma jest obecna na rynku. To świadczy bowiem o doświadczeniu i know-how, a także jest obietnicą tego, że biuro serwisowane posiada wokół siebie zaangażowaną społeczność.

Wszystkie wymienione benefity znajdziesz w Idea Place. Jeśli potrzebujesz profesjonalnej i komfortowej przestrzeni biurowej dla swojego zespołu – właśnie ją znalazłeś! Skontaktuj się z nami i pozwól nam stworzyć ofertę skrojoną na miarę Twoich potrzeb.

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.