Każda firma, niezależnie od rodzaju świadczonych usług, musi posiadać adres, pod którym będzie zarejestrowana. Długoterminowy wynajem powierzchni nie zawsze stanowi dobre rozwiązanie, szczególnie w przypadku freelancerów, start-upów czy zespołów pracujących zdalnie. Możliwa jest co prawda rejestracja działalności pod adresem mieszkania, ale w momencie zdecydowania się na taką opcję, trzeba liczyć się z ryzykiem niepożądanych skutków wizerunkowych i koniecznością stałego nadzoru nad korespondencją. Z myślą o trudnych początkach rozwijania własnej działalności, jak i wsparciu dla prężnie działających biznesów, powstała usługa wirtualnego biura. 
Wirtualny adres dla firmy

Wirtualne biuro – usługa

Wirtualne biuro – co to jest?

Co to jest wirtualne biuro? Podstawową usługą, która kryje się pod tą nazwą, jest rejestracja działalności pod jego adresem oraz profesjonalna obsługa korespondencji firmowej, w ramach której pracownicy wirtualnego biura odbierają listy, a następnie drogą mailową informują adresatów o ich nadejściu. 

Rejestracja firmy pod adresem siedziby wirtualnego biura z roku na rok zyskuje na popularności i jest świetnym rozwiązaniem dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę z o.o., spółkę prawa handlowego (jawną, komandytową) i oddziały spółek zagranicznych. Wirtualne biura cieszą się szczególną popularnością w przypadku m.in.: 

Jak założyć wirtualne biuro? W przypadku IdeaPlace wystarczy zawrzeć umowę na usługi biurowe, które obejmują rejestrację oraz odbiór korespondencji wraz z opcjonalnym dostępem do innych dodatkowych usług, z których masz możliwość skorzystać wtedy, kiedy potrzebujesz. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne, jeśli zależy nam na prestiżowym adresie firmy, chcemy uniknąć kosztów długoterminowego wynajmu nieużytkowanej na co dzień przestrzeni biurowej lub nie przebywamy fizycznie w miejscu prowadzenia działalności. 

Warto pamiętać jedno o tym, że usługa wirtualnego biura ma do zaoferowania znacznie więcej, niż sam adres dla biznesu. Wirtualne biuro to kompleksowe wsparcie także w zakresie wynajmu miejsc coworkingowych, sal szkoleniowych i biznesowych czy pomieszczeń biurowych, z których korzystasz tylko wtedy, kiedy potrzebujesz i płacisz za realnie wykorzystane usługi. 

Sezonowość biznesu w kontekście wirtualnego biura

Sezonowość usług to zjawisko charakterystyczne dla wielu branż. Zwiększone zainteresowanie konkretnym biznesem może wynikać z trwającej promocji, która zachęca do skorzystania z usługi w wyznaczonym czasie, a także w sytuacji, gdy zapotrzebowanie na daną usługę występuje tylko w pewnych okresach roku. W przypadku księgowego może być to na przykład okres rozliczeniowy, kiedy klienci szukają profesjonalnego wsparcia od ręki.  

Skorzystanie z usługi wirtualnego biura, kiedy prowadzimy biznes sezonowy, może być dobrym rozwiązaniem w dwóch przypadkach. Pierwszy z nich to sytuacja, gdy przestrzeń biurowa nie będzie nam potrzebna przez cały rok, a jej wynajem generowałby zbędne wydatki. Wirtualne biuro sprawdzi się także wtedy, gdy nasilone zainteresowanie usługą zwiększa częstotliwość odwiedzin klientów, a to prowadzi do zakłócania rytmu pracy reszty zespołu. Wówczas warto zainteresować się przestrzenią wirtualnego biura i przeprowadzaniem w nim spotkań.   

Wirtualne biura – kto powinien skorzystać?

Kompleksowość usługi i wszelkie działania dodatkowe, które umożliwia wirtualne biuro, sprawiają, że korzystają z niego przedstawiciele przeróżnych branż, w tym szczególnie:

Obecnie coraz więcej firm opiera swoją działalność na realizacji określonych, pojedynczych projektów. Elastyczność, charakterystyczna dla usługi wirtualnego biura, sprawia, że warto rozważyć tę opcję w przypadku projektów jednorazowych i krótkoterminowych. Wynajem wirtualnego biura z myślą o realizacji danego projektu generuje oszczędność finansową, ale i zapewnia wsparcie administracyjne ze strony wykwalifikowanych pracowników. 

Wśród projektów, którym dedykowane są biura wirtualne, znajdują się także firmy powstałe w celu realizacji projektów unijnych. Podczas ubiegania się o dofinansowanie projektów z Unii Europejskiej bardzo często wymagane jest od przedsiębiorcy wskazanie infrastruktury lokalowej jeszcze przed otrzymaniem wsparcia finansowego. W takiej sytuacji wynajem biura na stałe jest nie tylko nieopłacalny, ale często zwyczajnie niewykonalny. Wówczas z pomocą przychodzą wirtualne biura, w których bez problemu przeprowadzona zostanie kontrola na potrzeby dofinansowania, a jego pracownik pomoże w skompletowaniu niezbędnej dokumentacji i rzetelnym załatwieniu wszelkich sprawach administracyjno-organizacyjnych. 

Wirtualne biuro dla projektów start up

Wirtualne biuro to idealne i bardzo popularne rozwiązanie wśród start-upów, które nie mają jeszcze wystarczających zasobów, aby zainwestować we własną przestrzeń, pracują całkowicie zdalnie lub dopiero zaczynają budować swój zespół i wynajem przestrzeni na stałe jest zbędnym obciążeniem. Elastyczna umowa bez ukrytych kosztów pozwoli na optymalizację wydatków i będzie stanowiła gwarancję bezproblemowej rezygnacji lub rozszerzenia usługi w razie potrzeby. 

Rejestracja firmy pod wirtualnym adresem to w przypadku start-upów także korzystne działanie wizerunkowe, które ma kluczowe znaczenie na starcie działalności. Prestiżowy adres zwiększa wiarygodność i profesjonalizm firmy pod nim zarejestrowanej. W przypadku wirtualnego biura IdeaPlace jest to wrocławski rynek, czyli centrum spotkań i biznesowych korzyści, miejsce świetnie zlokalizowane i z wygodnym dojazdem.

Wirtualne biuro dla indywidualnych projektów biznesowych

Wirtualne biuro szczególnie polecane jest tym przedsiębiorcom, których nie stać na wynajęcie całej przestrzeni albo tym, którzy nie potrzebują stałego miejsca pracy. W związku z tym wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem dla osób z branży IT pracujących full-remote oraz dla copywriterów czy freelancerów realizujących zlecenia. To doskonała usługa dla wszystkich, którym zależy na profesjonalnym wizerunku, o który znacznie trudniej w przypadku prowadzenia działalności zarejestrowanej na adres domowy. 

Warto wspomnieć o tym, że wykwalifikowani pracownicy wirtualnego biura służą pomocą osobom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze – od rejestracji firmy po obsługę korespondencji, wypełnianie wniosków, przygotowywanie dokumentów i faktur. Biuro wirtualne to w przypadku indywidualnych projektów biznesowych pewność, że wszelkie sprawy administracyjne będą załatwione profesjonalnie, dokładnie i rzetelnie. 

Wirtualne biuro – idealne rozwiązanie dla młodych przedsiębiorców

Posiadanie adresu do rejestracji firmy, wsparcie w zakresie administracji i korespondencji, a także możliwość skorzystania z dedykowanej przestrzeni do pracy i spotkań, to rozwiązanie szczególnie pomocne w przypadku młodych przedsiębiorców, dopiero zaczynających swoją działalność biznesową. Prestiżowy adres i profesjonalna opieka to czynniki ułatwiające wystartowanie z własną firmą. Delegowanie zadań pozwala na stuprocentowe skupienie się na prowadzeniu działalności gospodarczej i brak zmartwień o rachunki, prąd czy wszelkie zadania związane z biurem. 

Kompleksowa pomoc, jaką dostajesz w ramach usługi wirtualnego biura, pozwala uniknąć konieczności zatrudniania pracowników tuż po podjęciu decyzji o rejestracji działalności. Dzięki temu optymalizujesz koszty i oszczędzasz czas, który musiałbyś poświęcić na wdrożenie nowych osób, takich jak asystentka czy prawnik. 

Ile kosztuje biuro wirtualne?

Wiemy, jak duże znaczenie ma rozsądne zarządzanie finansami firmy – zwłaszcza na początku działalności, gdy młodzi przedsiębiorcy w naturalny sposób poszukują oszczędności. Rozwiązaniem, które pozwala na optymalizację firmowych kosztów związanych z prowadzeniem własnego biznesu, okazuje się wirtualne biuro. 

W Idea Place dbamy o to, by oferowane przez nas usługi były nie tylko kompleksowe i dostosowane do potrzeb konkretnej firmy, ale również pozwalały na elastyczność. W ramach wirtualnego biura zapewniamy – obok prestiżowego adresu do rejestracji firmy w ścisłym centrum Wrocławia – także profesjonalną obsługę korespondencji, wsparcie administracyjne, tabliczkę z logo firmy oraz możliwość skorzystania z szeregu usług dodatkowych, takich jak np. wirtualna asystentka czy wynajem sal biznesowych. Podstawowe pakiety rozpoczynają się już od kwoty 200 zł miesięcznie.

Wirtualny adres firmy – jakie korzyści przynosi?

Wirtualny adres dla firmy ma służyć przede wszystkim do obsługi korespondencji, ale niesie za sobą też sporo innych korzyści dla biznesu. Bez wątpienia są to kwestie wizerunkowe. Firma, której siedziba znajduje się pod prestiżowym adresem w biznesowym centrum miasta, w oczach potencjalnych kontrahentów zyskuje na wiarygodności. Jest to idealne rozwiązanie dla małych bądź jednoosobowych biznesów, w których przedsiębiorcy świadczą usługi osobiście lub dopiero rozpoczynają działalność. 

Posiadanie wirtualnego adresu i skorzystanie w ramach tej usługi z profesjonalnej obsługi poczty to pewność, że żadne pismo nie umknie naszej uwadze. Pracownicy wirtualnego biura odbierają, skanują, porządkują i pomagają odpowiadać na korespondencję, także tę z Urzędu Skarbowego.  

Adres wirtualnego biura – dlaczego warto skorzystać?

Zgodnie z prawem obowiązującym w Polsce, posiadanie lokalu biurowego nie jest konieczne do rejestrowania działalności, jednak każda działalność musi być zarejestrowana pod wskazany adres. Rejestracja firmy w domu jest co prawda możliwa, ale niekorzystna ze względów wizerunkowych i mało komfortowa, kiedy myślimy o konieczności odbioru korespondencji. Co więcej, jeśli usługa wirtualnego biura jest rozliczana w modelu B2B, to przedsiębiorca może rozliczyć ten koszt w swojej działalności. Pod tym względem wirtualny adres jest rozwiązaniem korzystniejszym finansowo, niż zarejestrowanie firmy w domu.

Wirtualny adres firmy szczególnie polecany jest w przypadkach, gdy praca wymaga od nas częstych wyjazdów i nie mamy możliwości lub nie chcemy fizycznie przebywać w miejscu rejestracji działalności. Wirtualny adres dla firmy sprawdzi się zatem w przypadku osób, które nie potrzebują stacjonarnego miejsca pracy, a wyłącznie adresu do rejestracji firmy. Wirtualny adres jest dla Ciebie, jeśli pracujesz w terenie, prowadzisz szkolenia, dużo podróżujesz. 

Dlaczego wirtualne biuro to rozwiązanie dobre na start?

Zakładanie firmy zawsze wiąże się ze sporą ilością czasochłonnych i kosztownych zadań organizacyjnych i administracyjnych. Dlatego właśnie wirtualne biuro stanowi wygodne rozwiązanie na start dla młodych przedsiębiorców. Dodatkowe usługi, takie jak sama pomoc w rejestracji spółki, odbiór korespondencji czy udostępnienie powierzchni biurowej sprawiają, że korzystanie z wirtualnego biura jest nie tylko tańsze, ale i wygodniejsze. Wsparcie w bieżących sprawach jest na tyle duże i obejmuje tak szeroki zakres obowiązków, że w momencie korzystania z usługi nie ma potrzeby zatrudniać dodatkowego pracownika. 

Ogromny atut w przypadku korzystania z wirtualnego biura na starcie stanowi również udostępniana przestrzeń, którą możesz wykorzystać do organizacji spotkań biznesowych. 

Przeniesienie spółki do Idea Place

Z uwagi na stale zmieniającą się sytuację biznesową, wielu przedsiębiorców decyduje się na przeniesienie spółki na adres wirtualnego biura. Może to wynikać ze zmian w strukturze firmy, przejściu na model pracy zdalnej czy chęć optymalizacji kosztów. Dotyczy to zarówno spółek zarejestrowanych w Polsce, jak i tych przenoszących się tu z zagranicy. 

Przeniesienie spółki do IdeaPlace jest procesem, który wymaga profesjonalnego podejścia do tematu i odpowiednio przygotowanej dokumentacji, szczególnie w przypadku spółek zagranicznych. Wsparcie administracyjne IdeaPlace, w ramach którego otrzymasz pomoc księgową i prawniczą, może okazać się niezbędne. 

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Rejestracja firmy w wirtualnym biurze bynajmniej nie stanowi dziś już żadnej nowinki. Liczne zalety związane z tym rozwiązaniem coraz wyraźniej dostrzegają zarówno młodzi przedsiębiorcy dopiero rozpoczynający swoją działalność, jak i większe firmy o ugruntowanej pozycji. Choć do niedawna wirtualne biura, jako niekonwencjonalne miejsce prowadzenia biznesu, spotykały się z pewnymi trudnościami ze strony urzędów skarbowych, usługa ta jest w pełni legalna. 

Korzystając z oferty Idea Place, nie trzeba tym samym martwić się o jakiekolwiek niedogodności ze strony urzędników – jako doświadczona firma znamy obowiązujące wytyczne i przepisy i zapewniamy komfort naszym Klientom, by mogli spokojnie i bez stresu prowadzić własne firmy.

Wirtualne biuro a urząd skarbowy

Wirtualne biuro a urząd skarbowy to kwestia, która szczególnie interesuje przedsiębiorców. Należy pamiętać o tym, że adres rejestracji firmy decyduje o tym, któremu urzędowi skarbowemu będzie podlegać Twoja firma. Jest to kolejny dowód na to, że warto postawić na prestiżowy adres w centrum miasta. W przypadku IdeaPlace jest to Urząd Skarbowy Wrocław – Stare Miasto, ul. Inowrocławska 4, 53-654 Wrocław. 

Często pada również pytanie dotyczące kwestii wirtualne biuro a podatek VAT, a mianowicie, czy w związku z koniecznością weryfikacji danych przez urzędnika skarbowego, rejestracja firmy do podatku VAT może stanowić problem. Zgodnie z prawem (art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług), naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji do VAT-u wyłącznie wtedy, gdy:

Kiedy podmiot działa legalnie i pozostaje w kontakcie z urzędem skarbowym, nie ma powodów do odmowy rejestracji, zatem wpisanie adresy wirtualnego biura podczas wypełniania formularza VAT-R nie może być jedyną przesłanką do odmowy rejestracji firmy do podatku VAT. 

Wirtualne biuro stanowi zatem nieocenione wsparcie dla biznesu i jest usługą wartą rozważenia w przypadku działalności z niemal każdej branży.

Więcej informacji znajdziesz na:

Wirtualne biuro – idealne miejsce na spotkania biznesowe i rozwój Twojej firmy

Większość wirtualnych biur, tak jak te znajdujące się w ofercie IdeaPlace, udostępniają Klientom w pełni wyposażone biura i sale konferencyjne, które przystosowane są do spotkań i szkoleń. Zaproszenie Klienta do nowoczesnej przestrzeni zlokalizowanej pod prestiżowym adresem w samym centrum miasta pozwala zaprezentować się z profesjonalnej strony. Biura są na tyle dyskretne i komfortowe, że nic nie stoi na przeszkodzie do organizowania w nich także spotkań online lub w większych, kilkunastoosobowych grupach. 

Co ważne, do Ciebie należy jedynie zaplanowanie spotkania. Obsługa wirtualnego biura zadba o przygotowanie miejsca, aby wszyscy uczestnicy spotkania czuli się w nim komfortowo.    

Adres do rejestracji firmy i obsługa korespondencji to w przypadku wirtualnego biura jedynie wstęp do owocnej i dłuższej współpracy, w skład której wchodzi wiele kompleksowych usług. Przestrzeń udostępniana przedsiębiorcom w ramach usługi wirtualnego biura to miejsce stworzone z myślą o komfortowej pracy, spotkaniach biznesowych, coworkingu czy szkoleniach. 

Sale IdeaPlace, znajdujące się w samym centrum Wrocławia, są wyposażone w sprzęt multimedialny, wygodne siedzenia i biurka, są przestronne i elastyczne. Twoje wirtualne biuro ma szansę posłużyć nie tylko jako adres, na który zarejestrujesz swoją firmę, ale i miejsce pracy, spotkań czy warsztatów. Obsługa biura zadba o wszystkie sprawy organizacyjne, tak, abyś Ty mógł skupić się na rozwoju działalności. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.