Telekonferencje od lat były prostym sposobem komunikacji na odległość, nie tylko w celach zawodowych, ale i prywatnych, a wraz z rozwojem technologii obserwujemy na rynku coraz więcej wygodnych rozwiązań.

Rozmowy wideo na odległość

Wideokonferencje to połączenia audio-wizualne, w których uczestniczą dwa lub więcej podmiotów. Są bardzo podobne do webinariów, jednak dzieli je kilka istotnych różnic.

Po pierwsze, wideokonferencje umożliwiają komunikację ze strony każdego uczestnika rozmowy. Webinary są raczej jednostronne. W ich przypadku to prowadzący prowadzi webinar, a jego uczestnicy w określonym czasie i w określony sposób wchodzą z nim w dialog. Wideokonferencje, to raczej klasyczna wymiana informacji między każdą ze stron.

Po drugie, wideokonferencje i webinary wymagają nieco innych narzędzi. Podczas, gdy przystąpienie do wideokonferencji umożliwia raczej każdy komunikator zawierający opcję rozmowy wideo, tak do zorganizowania webinaru potrzebna będzie wirtualna sala oraz specjalne opcje umożliwiające specyficzną formę dialogu z odbiorcami, np. ankiety lub czat na żywo.

Jak zorganizować profesjonalną wideokonferencję?

Wideokonferencje mogą być komfortowym i prostym sposobem na prowadzenie spotkań biznesowych. Przy ich organizacji należy jednak pamiętać o kilku istotnych aspektach.

Wybór odpowiedniego narzędzia

W grę wchodzą tutaj zarówno kwestie techniczne jak i etyczne. Wyobraźmy sobie, że chcemy przeprowadzić wideokonferencję z poważnym klientem biznesowym. Czy odbędziemy ją na platformie facebook’a? Raczej wątpliwe. Nie byłoby to profesjonalne posunięcie.

Jednak nawet jeśli zawęzimy krąg aplikacji umożliwiających przeprowadzenie wideokonferencji, do wyboru mamy bardzo wiele narzędzi.

Do najpopularniejszych z nich należą:

Niektóre z platform oferują darmową usługę, a w przypadku innych wymagany jest zakup abonamentu.

Każda z nich jest na swój sposób unikalna i sprawdzi się w innych przypadkach, zależnie od tego jaka jest nasza docelowa liczba uczestników, lub czy potrzebujemy jakiś dodatkowych, zaawansowanych funkcji.

Profesjonalny sprzęt

Czyli kamera, ale i przede wszystkim mikrofon, które umożliwią nam przesyłanie wysokiej jakości obrazu i dźwięku do naszych odbiorców.

W organizacji warto zainwestować w dobry sprzęt, który umożliwi naszym odbiorcą odbiór dźwięku oraz obrazu w dobrej jakości. Wpłynie to nie tylko na jakość rozmowy, ale również na nasz profesjonalny wizerunek.

Aranżacja biznesowego tła

Jeżeli posiadasz własne biuro, z odpowiednim pomieszczeniem wydzielonym na spotkania biznesowe, to będzie idealne miejsce do aranżacji wideokonferencji. Natomiast jeżeli pracujesz zdalnie, a w domu nie posiadasz osobnego gabinetu do pracy, to nie przenoś się z laptopem do salonu. Lepszym rozwiązaniem będzie wynajem sali biznesowej na godzinę lub dwie, zależnie od tego ile czasu potrwa Twoje spotkanie.

Sale biznesowe nie powstały tylko z myślą o fizycznych spotkaniach, ale również w celu zapewnienia profesjonalnego wizerunku podczas prowadzenia wideokonferencji lub webinaru.

Osoby przebywające we Wrocławiu zachęcamy do zapoznania się z ofertą IdeaPlace. Nasze sale znajdziecie w centrum miasta, co umożliwia wygodny dojazd z każdej jego części, a podczas wynajmu możecie zadowolić się nie tylko profesjonalną biznesową przestrzenią, ale również komfortem zapewnianym przez nasz zespół, który zadba o Wasze samopoczucie, przygotuje kawę oraz jeżeli zajdzie taka potrzeba udostępnia korzystanie z drukarki lub kserokopiarki.

Spotkania biznesowe w komfortowych warunkach

Wideokonferencje to wygodnie rozwiązanie, umożliwiające spotkanie biznesowe na odległość. Nie musimy ograniczać się dojazdem oraz napiętym grafikiem lub budżetem, nie pozwalającym na daleką podróż biznesową.

Wideokonferencje to rozwiązanie, z którego powinien korzystać każdy przedsiębiorca, ponieważ umożliwiają nie tylko wygodne prowadzenie rozmów, ale również łączenie się z rozmówcami przebywającymi w dowolnym miejscu na świecie.

A Wy, jak przygotowujecie się do wideokonferencji? Być może macie własne porady, jak przeprowadzić profesjonalne spotkanie online? I z jakich narzędzi najczęściej korzystacie?

Jutta Hutsch-Kasprzyk

Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.