Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co decyduje o tym, że dane wydarzenie biznesowe uznajemy za udane, żywo wspominając je w środowisku branżowym przez naprawdę długi czas? Za sukcesem każdego eventu kryje się perfekcyjne przygotowanie – tak od strony stricte merytorycznej, jak i logistycznej. Jeśli stoisz przed wyzwaniem zorganizowania ważnej konferencji biznesowej, z pewnością zależy Ci na tym, by była ona czymś więcej niż tylko jednym z wielu spotkań z osobami z branży, o którym wszyscy szybko zapomną. Sprawdź nasze wskazówki i dowiedz się, jak podejść do organizacji eventu, który zrobi wrażenie na uczestnikach i nie pozostanie bez echa w Twoim środowisku biznesowym!
Określenie celu i zakresu wydarzenia biznesowego
Choć organizacja eventu biznesowego, takiego jak śniadanie biznesowe czy branżowa konferencja, to niewątpliwie zadanie pełne wyzwań, odpowiednio przygotowane może przynieść sporo satysfakcji. Aby wydarzenie faktycznie zakończyło się sukcesem, nie wystarczy jedynie zestawienie prezentacji i miejsca spotkania – będąc gospodarzem wydarzenia, należy z podobną starannością zadbać o najdrobniejsze detale. Umiejętnie zorganizowany event biznesowy to bowiem doskonała okazja do zbudowania profesjonalnego wizerunku, nawiązania relacji z partnerami i ekspertami z branży czy pozyskania nowych klientów. Warto więc podejść do przygotowań z odpowiednią skrupulatnością, zaczynając od określenia konkretnego celu wydarzenia i oczekiwań z nim związanych.
Wybór odpowiedniego rodzaju wydarzenia
W kontekście planowania wydarzenia biznesowego najważniejszy jest przemyślany i odpowiednio sprecyzowany pomysł. Przed rozpoczęciem organizacji eventu należy więc określić, jakie konkretne cele chcesz za jego pomocą osiągnąć. Od nich uzależniona będzie ostateczna forma spotkania: czy ma to być konferencja branżowa, szkolenie, czy może śniadanie biznesowe? Każde spotkanie o charakterze biznesowym wiąże się z koniecznością zaangażowania pewnych nakładów finansowych – jeśli skala wydarzenia jest duża, koszty mogą iść w tysiące. Dlatego spontaniczność na etapie planowania tak ważnego eventu nie jest wskazana.
Ustalenie oczekiwań i zakresu tematycznego
Znając cel wydarzenia i wiedząc, czy zależy nam na promocji marki lub produktu, pozyskaniu klientów, rekrutacji nowych specjalistów, czy może budowaniu społeczności networkingowej, można planować dalsze działania. Na tym etapie kluczowe będzie określenie grupy docelowej, co pomoże w ustaleniu zakresu tematycznego eventu i jego motywu przewodniego.
Opracowanie atrakcyjnego harmonogramu
Przemyślany i zachęcający harmonogram to fundament każdego wydarzenia biznesowego. Układając agendę konferencji, meetup’u czy szkolenia, zadbaj o różnorodność prelekcji i ich odpowiedni poziom merytoryczny tak, by poruszane zagadnienia były interesujące, zgodne z celem wydarzenia i niosły realną wartość. Uwzględnij w harmonogramie również przerwy na networking i interakcje między uczestnikami – odpowiednie zaplanowanie czasu pozwoli Ci w pełni wykorzystać event biznesowy.
Ustalenie listy prelegentów
To, czego szukają ludzie na konferencjach biznesowych, to przede wszystkim możliwość spotkania cenionych i rozpoznawalnych ekspertów z branży i czerpania od nich wiedzy. Zaproszenie odpowiednich prelegentów to zatem klucz do zapewnienia wartości dodanej wydarzenia i skuteczny sposób na zdobycie zainteresowania wśród potencjalnych uczestników. Planując konferencję, zadbaj również o profesjonalnego prowadzącego, który będzie moderatorem dyskusji, w dużej mierze odpowiadającym za zaangażowanie uczestników i kulturę wydarzenia.
Wybór i wyposażenie sali szkoleniowej/konferencyjnej
Miejsce, w którym odbędzie się Twoje wydarzenie, ma ogromne znaczenie. Potrzebujesz przestrzeni, która zrobi wrażenie na kontrahentach, jednak nie dysponujesz własną salą biznesową? W takiej sytuacji świetnym rozwiązaniem okazuje się wynajem sali szkoleniowej na godziny. Sprawdź, co wziąć pod uwagę przy jej wyborze!
Wybór odpowiedniej lokalizacji i rozmiaru sali
Lokalizacja wydarzenia w istotny sposób wpływa na jego odbiór. Chcąc przedstawić się jako profesjonalista, warto stawiać na sale konferencyjne usytuowane w centrum miasta. Reprezentatywny i dobrze zlokalizowany adres nie tylko podniesie rangę wydarzenia i nada mu prestiżu, ale również zapewni komfortowy dojazd – zarówno prywatnym autem, jak i komunikacją miejską, co z pewnością nie pozostanie bez znaczenia dla uczestników eventu.
Wybierając sale biznesowe w Idea Place, na wrocławskim placu Solnym 15, otrzymujesz profesjonalną przestrzeń zlokalizowaną dodatkowo w bliskim sąsiedztwie ośrodków kulturalnych i renomowanych restauracji. Jeśli więc planujesz wielogodzinne wydarzenie, z pomocą specjalistów z Idea Place bez trudu zorganizujesz udaną przerwę obiadową.
Szukając odpowiedniego miejsca na organizację Twojego eventu, pamiętaj również o dostosowaniu rozmiaru sali konferencyjnej do liczby zaproszonych gości. Dzięki temu zapewnisz uczestnikom komfort i swobodę niezbędną do tego, by mogli w pełni skupić się na meritum wydarzenia.
Zapewnienie odpowiedniego wyposażenia technicznego
Profesjonalny i niezawodny sprzęt to kluczowa sprawa podczas każdej konferencji. Nieoczekiwane problemy techniczne generują bowiem niepotrzebny stres i nerwy, a w dodatku zakłócają przebieg całego wydarzenia, nieuchronnie obniżając jego jakość w oczach uczestników.
Jeśli chcesz więc pokazać się jako profesjonalista i sprawny organizator, upewnij się, że sala, w której odbędzie się planowane wydarzenie biznesowe, jest odpowiednio wyposażona. W Idea Place otrzymasz nie tylko dostęp do wysokiej jakości sprzętu audio-wizualnego i szybkiego internetu, ale również wsparcie specjalistów, którzy będą czuwać nad sprawnym przebiegiem całego spotkania.
Logistyka i organizacja eventu
Wybór miejsca i terminu wydarzenia oraz ustalenie agendy to dopiero pierwszy krok w organizacji eventu biznesowego. Jako organizator musisz zająć się jeszcze szeregiem niezbędnych kwestii, w tym m.in. rejestracją uczestników, przygotowaniem materiałów konferencyjnych, a także zaplanowaniem cateringu i ewentualnych atrakcji towarzyszących wydarzeniu. Konferencje stacjonarne często mają w swoim programie tzw. after party, które są świetną okazją do networkingu, wymiany wiedzy i doświadczeń. Uczestnicy mogą w mniej formalnych okolicznościach porozmawiać o prelekcjach, dzięki czemu mają okazję do nawiązania nowych kontaktów biznesowych czy po prostu podzielenia się wrażeniami na temat eventu.
Przeraża Cię sama myśl o planowaniu logistyki tak złożonego wydarzenia? W Idea Place działamy w sposób kompleksowy – uwzględniamy potrzeby naszych Klientów i służymy profesjonalnym wsparciem na każdym etapie organizacji ich wydarzenia biznesowego.
Budżetowanie i zarządzanie kosztami
Organizując większe wydarzenie biznesowe, zdecydowanie warto postarać się o zaangażowanie w nie partnerów, którzy – odpowiednio dobrani – pomogą w budowaniu społeczności i promocji eventu wśród osób potencjalnie zainteresowanych. Od wsparcia partnerów uzależniony jest również budżet przedsięwzięcia, dlatego najlepiej zająć się ich poszukiwaniem z odpowiednim wyprzedzeniem. Na etapie planowania kosztorysu, należy uwzględnić wszystkie wydatki, w tym m.in. wynajem sali konferencyjnej, catering, materiały konferencyjne, działania marketingowe związane z promocją wydarzenia, opłaty dla prelegentów itd.
Konferencje biznesowe – jak dotrzeć do potencjalnych uczestników?
Sukces konferencji zależy również od liczby i zaangażowania uczestników. Aby przyciągnąć uwagę grupy docelowej, warto wykorzystać w tym celu dostępne narzędzia promocji – zarówno online, jak i offline. Promocję eventu możesz prowadzić np. za pomocą social mediów, mailingów czy kampanii reklamowych w Google. Warto zaangażować w tym celu również partnerów biznesowych i wykorzystać ich zasięgi oraz kontakty.
Obowiązki organizatora konferencji branżowych
Organizacja konferencji branżowej to złożone zadanie, które wymaga skoordynowanego podejścia do wielu aspektów. W Idea Place zdajemy sobie sprawę, że przygotowanie wysokiej jakości wydarzenia biznesowego jest dużym wyzwaniem, dlatego wspieramy organizatorów w najważniejszych kwestiach organizacyjnych, dbając o perfekcyjny przebieg wydarzenia.
Komunikacja i promocja
Jeśli chcesz, aby wiadomość o organizowanym przez Ciebie wydarzeniu dotarła do jak największego grona osób, pamiętaj o tym, by zaplanować jego promocję z odpowiednim wyprzedzeniem. Działania marketingowe podejmowane na ostatnią chwilę, tuż przed terminem eventu, z pewnością nie będą tak efektywne, jak mogłyby być ze skrupulatnie opracowanym harmonogramem promocji.
To, co jest niezwykle ważne na etapie planowania wydarzenia biznesowego, to ponadto dobra komunikacja i sprawny przepływ informacji. Warto przy tym pamiętać, że rola organizatora nie kończy się wraz z ostatnim wystąpieniem. Jako gospodarz powinieneś zadbać o utrzymanie kontaktu z uczestnikami i sponsorami także po zakończeniu konferencji, dziękując im za udział, a także dzieląc się przydatnymi materiałami, prezentacjami i ankietą satysfakcji.
Ocena i analiza wydarzenia
Po zakończeniu eventu, poświęć chwilę na szczegółową analizę tego, co poszło dobrze, a co wymagałoby jeszcze dopracowania. Warto zapytać o to samych uczestników – zebrany feedback pozwoli Ci na organizację jeszcze lepszych wydarzeń branżowych w przyszłości, a uczestnicy z pewnością docenią, że bierzesz pod uwagę ich opinie przy planowaniu kolejnych imprez.
Zarządzanie ryzykiem i awaryjność
Organizując wydarzenie biznesowe, powinieneś przygotować się na możliwość wystąpienia nieoczekiwanych problemów i awarii. Nawet jeśli dopracujesz je pod kątem organizacyjnym, nie sposób bowiem wykluczyć sytuacji losowych, które mogą zakłócić przebieg eventu. Jako organizator musisz zawczasu mieć rozwiązania i plan awaryjny na ewentualne problemy, aby móc szybko i skutecznie reagować.
Wynajmując salę konferencyjną w Idea Place, otrzymujesz znacznie więcej niż tylko profesjonalną, w pełni wyposażoną przestrzeń – zapewniamy Ci również wsparcie naszego wykwalifikowanego personelu i szybką pomoc w razie jakichkolwiek problemów.
Rejestracja użytkowników i zarządzanie danymi osobowymi
Zorganizowanie konferencji wiąże się także z koniecznością dopełnienia pewnych kwestii formalnych. Jedną z najważniejszych z nich jest rejestracja uczestników i prawidłowe zarządzanie gromadzonymi danymi zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Szukasz profesjonalnej sali konferencyjnej, która spełni Twoje oczekiwania zarówno pod względem lokalizacji, wyposażenia, jak i atmosfery? Przestrzenie biznesowe w Idea Place łączą wszystkie te aspekty! Zapewniamy komfortowe i elastyczne sale biznesowe idealne do organizacji konferencji, szkoleń czy śniadań biznesowych – i mamy w tym kilkunastoletnie doświadczenie. Porozmawiajmy o tym, czego potrzebujesz, i wspólnie stwórzmy wydarzenie, które na długo zostanie w pamięci uczestników!
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
